Problemy dręczące wszystkie firmy można porównać do przeziębienia – jedno, jak i drugie nie jest przyjemne. Jedyna myśl w głowie to „W jaki sposób wyleczyć się jak najszybciej?”. Oczywiście chęć jak najszybszego zaradzenia przeziębieniu, jak i problemom jest zrozumiała, ale zarówno w przypadku choroby, jak i firmowych kłopotów powinniśmy zadać sobie jeszcze jedno, najważniejsze pytanie „Jaka jest przyczyna?”. Odpowiedź, pozwoli znaleźć źródło i je wyeliminować, dzięki czemu następnym razem nie dopuścimy ponownie do zaistnienia podobnej sytuacji.
Twój samochód i 5 WHY mogą mieć wiele wspólnego
Zastanawiasz się teraz, jak metoda rozwiązywania problemów ma się do Twojego samochodu? Jeśli jeździsz Toyotą to zarówno twój samochód jak i metoda 5 WHY powstały za sprawą Sakichi’ego Toyody – założyciela japońskiego koncernu samochodowego Toyota Industries Corporation. Natomiast twórca Toyota Production System – Taiichi Ohno – opisał 5 WHY jako naukowe podejście Toyoty do problemów poprzez wielokrotne zadawanie pytania „Dlaczego?”, pozwalając na uzyskanie konkretnej odpowiedzi. Metoda ta spopularyzowała świat oraz stała się elementem Kaizen.
Jak działa 5 WHY?
Zakłada, że zadanie pięć razy pytania „dlaczego?” wystarczy i pozwoli na poznanie źródła problemu. Jednak liczba ta jest jedynie umowna, a do osiągnięcia celu może wystarczyć mniej pytań, lub będziemy potrzebować ich więcej niż pięć. Ważne, aby z każdym zadanym pytaniem i udzieloną odpowiedzią przybliżać się do zrozumienia korzeni zaistniałych komplikacji. Należy pamiętać, że niektóre odpowiedzi mogą prowadzić donikąd i dlatego metoda ta wymaga dyscypliny i cierpliwości.
Dwa stopnie wtajemniczenia
Aby w pełni wykorzystać potencjał metody 5 WHY, powinniśmy objąć nią dwa aspekty:
I stopień wtajemniczenia – Dlaczego pojawił się problem?
Tutaj szukamy źródła problemu, poddajemy je analizie i zastanawiamy się, dlaczego w ogóle problem się pojawił.
II stopień wtajemniczenia – Dlaczego nie został on zauważony wcześniej?
To pytanie pozwoli nam usprawnić nasz wewnętrzny system kontroli w firmie oraz zapobiegnie powstawaniu podobnych incydentów w przyszłości.
Pięć kroków 5 WHY
1. Zbierzmy jak najwięcej informacji o powstałym problemie.
Pierwszy krok to odejście od zasady „im mniej wiesz, tym lepiej śpisz”. Problemy są naszym największym wrogiem, a im lepiej znamy naszego przeciwnika, tym łatwiej z nim walczyć. Powinniśmy zebrać w całość wszystko, co wiemy o kryzysie, aby łatwiej było nam zidentyfikować jego przyczynę. Określmy kiedy powstał problem, co dokładnie się stało, jaka jest jego skala i jakie stwarza zagrożenia.
2. Tworzymy drużynę
Utworzenie zespołu składającego się z pracowników różnych działów da nam obiektywne spojrzenie na zaistniałą komplikację. Dzięki temu zwiększymy szanse na efektywne i szybkie zażegnanie problemu.
3. Omawiamy i opisujemy problem
W ten sposób określimy jego zakres.
4. Zadajmy pytanie „DLACZEGO?”
Ważne jest wyznaczenie lidera zespołu, który będzie zadawać pytania. Odpowiedzi nie muszą być oparte na faktach, rzeczywistych danych, opiniach czy emocjach. Tak jak wyżej wspomnieliśmy, nie należy zamykać się w pięciu pytaniach, może ich być wiele. Ważne, aby były pomocne.
Przykład
Pytanie 1: Dlaczego artykuł nie został opublikowany w terminie?
Odpowiedź: Ponieważ nie został odesłany do publikacji.
Pytanie 2: Dlaczego nie został odesłany?
Odpowiedź: Ponieważ redaktor nie zdążył go dokończyć.
Pytanie 3: Dlaczego redaktor nie dokończył artykułu?
Odpowiedź: Ponieważ nie otrzymał potrzebnych grafik.
Pytanie 4: Dlaczego nie otrzymał grafik?
Odpowiedź: Ponieważ nie otrzymał ich od grafika?
Pytanie 5: Dlaczego grafik nie przesłał zdjęć? Odpowiedź: Ponieważ zapomniał to zrobić przed urlopem.
5. Rozwiąż problem
Finałowym ruchem jest rozwiązanie problemu. Ważne jest, aby nie robić tego w pojedynkę. Podjęcie konkretnych działań wymaga późniejszej kontroli – warto wykorzystać do tego wcześniej utworzony zespół. Ułatwi to także wyciągnięcie wniosków oraz sprawdzenie skuteczności podjętych działań i korzyści.
Plusy i minusy metody 5 WHY
Plusy
- Prostota. Metoda nie wymaga specjalistycznej wiedzy, szkoleń czy narzędzi, jest dla każdego.
- Analityczne myślenie. Metoda skłania do analitycznego myślenia i indywidualnego rozpoznania problemu. Dzięki temu pracownicy odchodzą od mechanicznego wykonywania obowiązków i stają się bardziej świadomi procesów, zachodzących w firmie.
Minusy
- Metoda 5 WHY nie jest działaniem,
metoda definiuje problem, jednak sama w sobie go nie rozwiązuje. - Możliwość wyciągnięcia błędnych wniosków.
- Im więcej możliwych przyczyn czy bardziej ogólne źródło, tym mniej efektywne będzie zastosowanie metody 5 WHY.
Podsumowanie
Wdrożenie metody 5 WHY jest szybkie i proste, a swoje zastosowanie znajdzie w każdej małej firmie, jak i w większych korporacjach. Jak każde rozwiązanie, posiada swoje wady i zalety, jednak umiejętne jej zastosowanie może przynieść wiele korzyści oraz okazać się dobrym sposobem do nauki logicznego myślenia.
